Любая организация время от времени нуждается в оптимизации своей деятельности. Необходимо, чтобы все бизнес процессы были максимально эффективны и приносили общую пользу предприятию. Поэтому, за всеми выполняемыми операциями необходимо осуществлять контроль, и отсеивать те, что мешают и не дают развиваться. Кроме того, компании имеют дело с огромной базой документов, которую необходимо обрабатывать и хранить.